SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet aux membres d’une organisation de travailler en équipe sur des fichiers et documents, de stocker et organiser ces éléments, et de partager des informations et des ressources. Cet article vous présente un guide détaillé pour apprendre rapidement à utiliser cette solution et améliorer la communication au sein de votre entreprise.
Table des matières
SharePoint est une plateforme développée par Microsoft qui fait partie de la suite Microsoft Office 365. Elle est fréquemment utilisée dans les environnements professionnels pour créer des sites Web internes appelés « sites d’équipe », où les employés peuvent collaborer efficacement sur des projets, accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et rester informés des mises à jour et des nouvelles initiatives de l’entreprise.
Les principales fonctionnalités offertes par SharePoint incluent :
- Gestion de contenu : Stockage, organisation et récupération sécurisés des fichiers et documents.
- Création de sites d’équipe : Mise en place de sites Web spécifiques pour chaque domaine d’activité ou projet de l’entreprise.
- Collaboration en temps réel : Modification partagée de fichiers et prise en charge du travail d’équipe pour réaliser des projets coordonnés.
- Outils de recherche : Possibilité de rechercher et de consulter rapidement des fichiers ou informations stockés sur la plateforme.
- Intégration avec Microsoft Office 365 : Utilisation conjointe de SharePoint avec d’autres outils Microsoft, tels que Word, Excel et PowerPoint, pour un travail cohérent et simplifié.
Pour tirer pleinement parti de SharePoint et favoriser une expérience utilisateur optimale, voici quelques étapes à suivre :
La première étape consiste à accéder à votre compte SharePoint via le navigateur Web ou l’application mobile dédiée. Connectez-vous avec vos identifiants professionnelles liées à votre abonnement Microsoft Office 365.
2. Créer un site d’équipe
Dans votre espace de travail SharePoint, créez un nouveau site d’équipe et personnalisez sa structure en fonction de vos besoins :
- Donnez un nom et une description au site
- Choisissez les membres qui auront accès au site et attribuez-leur des rôles (admin, éditeur, lecteur)
- Personnalisez le design du site et ajoutez des applications pour étendre ses fonctionnalités
- Ajoutez des pages pour organiser le contenu et faciliter la navigation entre les différentes sections du site
3. Utiliser les bibliothèques de documents
Les bibliothèques sont un élément essentiel pour stocker, organiser et partager des fichiers avec les membres de votre équipe. Dans une bibliothèque, vous pouvez :
- Ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur ou lier des fichiers déjà stockés dans le cloud
- Créer des dossiers pour structurer vos documents par thème ou projet
- Attribuer des métadonnées aux fichiers pour faciliter la recherche et le filtrage
- Gérer les versions des fichiers pour suivre leur historique et récupérer des versions précédentes si nécessaire
- Configurer des alertes pour être informé(e) des mises à jour apportées aux documents
4. Collaborer en temps réel sur des documents
SharePoint permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur un même document simultanément. Pour cela, il suffit de :
- Ouvrir un fichier stocké dans une bibliothèque de documents
- Cliquer sur « Modifier » en haut de l’écran pour passer en mode d’édition partagée
- Inviter d’autres utilisateurs à participer à l’édition du document en cliquant sur « Partager »
- Suivre les modifications réalisées par chaque collaborateur grâce aux curseurs colorés
- Utiliser la fonction « Commentaires » pour discuter des changements ou poser des questions
Bien utilisé, SharePoint peut contribuer de manière significative à améliorer la communication et la collaboration au sein d’une entreprise. Voici quelques recommandations pour optimiser ses fonctionnalités :
1. Assurer une formation adéquate des employés
Organisez des formations spécifiques sur SharePoint pour que les membres de votre équipe comprennent son utilité et sachent comment l’utiliser efficacement. Proposez des ressources et supports de formation facilement accessibles.
2. Encourager le partage d’informations
Incitez vos collaborateurs à partager régulièrement des mises à jour, annonces ou informations pertinentes sur les sites d’équipe pour favoriser un flux constant d’informations entre les membres de l’organisation.
3. Maintenir une structure organisée
Pour éviter que la plateforme ne devienne encombrée et désorganisée, veillez à mettre en place une structure cohérente (sites d’équipe, bibliothèques, pages) et à instaurer des bonnes pratiques de gestion documentaire (versions, métadonnées, archivage).
En suivant ces conseils et en exploitant pleinement les fonctionnalités proposées par SharePoint, vous pouvez améliorer considérablement la communication, la collaboration et l’accès aux informations au sein de votre entreprise. Profitez pleinement de cette application puissante et polyvalente pour donner un coup de pouce à votre productivité et à celle de votre équipe.
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